Планируем, как подготовить компанию к майским праздникам, минимизировать риски и поддержать эффективность команды.

Проведите экспресс-аудит бизнес-процессов у себя и у партнеров

До наступления праздников важно быстро выявить «узкие места»: например, где возможны задержки (в поставках, обработке заказов, обслуживании клиентов), а также в каких процессах нужна подстраховка – продублируйте регулярные задачи и/или функции: сейчас важно оперативно перераспределить ресурсы и снизить зависимость от человеческого фактора.

Уточните график работы и отпусков сотрудников

Май – традиционное время отпусков. HR и руководителям важно проверить заявки на отпуск и сформировать сводный график отсутствий всех сотрудников, согласовать с коллективом, кто и когда выходит на работу в «межпраздничные» дни, назначить ответственных за ключевые зоны в период, когда большинство отдыхает, проконтролировать выполнение задач заранее – даже у самых эффективных, самостоятельных и ответственных сотрудников. 

Особое внимание стоит уделить функциям отделов продаж, клиентского сервиса и операционной логистики.

Автоматизируйте все, что можно быстро автоматизировать

Период ограниченных ресурсов – идеальный момент, чтобы опереться на инструменты автоматизации:

• Чаты и автоответчики в клиентском сервисе. Настройте, например, оповещения о том, что вы в отпуске и кто может ответить на вопрос вместо вас;
• Системы автоматических напоминаний (оплаты, доставки, записи на услуги).

Если автоматизация не внедрена, даже временные решения на базе чат-ботов или шаблонов рассылок могут существенно снизить нагрузку на персонал.

Упрощайте коммуникации и фокусируйтесь на главном

До майских праздников важно сфокусировать сотрудников на приоритетных задачах:

• Сократите количество совещаний. Введите правило: встречи – только с четкой повесткой и таймингом;
• Расставьте приоритеты в задачах: что нужно точно закрыть до праздников, а что можно отложить;
• Используйте визуальные доски (Trello, Kanban в Notion, Jira) для наглядности прогресса, это позволит сделать продвижение задач наглядным. Заодно есть нестрогая возможность протестировать, подходит ли вам такой инструмент постановки задач и контроля.

Эти меры снизят хаос и помогут команде концентрироваться на целях.

Стимулируйте мотивацию и командный дух

Предпраздничный период часто сопровождается спадом вовлеченности – уже тепло, хочется на природу, а не в офис и «вот это все». Помогите команде держать темп. Введите челленджи или игровые механики, например: «Закрой план до 28 апреля – получи дополнительный день отдыха». Запланируйте небольшой внутренний корпоратив до праздников: ланч, квиз, тимбилдинг онлайн или офлайн. Поблагодарите сотрудников, которые берут на себя дежурства по вечерам, проекты автоматизации или работу в праздники – словом, бонусом, публичным признанием.

Продумайте антикризисный план

Сложности все равно могут возникнуть. Подготовьтесь заранее:

• Назначьте резервных сотрудников для критичных зон;
• Подготовьте шаблоны сообщений клиентам на случай сбоев;
• Убедитесь, что ключевые системы и доступы работают без сбоев (в том числе удаленно).

***

Майские праздники не должны стать временем простоя. Главное – заранее к этому периоду подготовиться: завершить квартальные задачи, проявить заботу о сотрудниках, укрепить клиентскую лояльность. И не забывать: стабильность процессов и командная слаженность – ключ к устойчивости компании в любой сезон.